实施管理体系审核时，首次会议和末次会议是开始和结束时的两项重要活动。

会议由审核组长主持，审核组、受审核方最高管理者、各部门负责人、审核陪同人员等参加。

开好首次会议和末次会议可以充分展示认证机构形象和审核组的专业性，给受审核方留下深刻印象。

如果审核组长只会照本宣科、表达生涩，甚至敷衍了事，受审核方对认证机构的良好印象可能会大打折扣。

首次会议的内容

首次会议是审核组和受审核方相关人员的第一次面对面接触，也可以称为“见面会”。

首次会议的主要目的是审核组和受审核方人员互相熟悉，确认审核安排，说明审核相关要求，确保现场审核能够顺序进行。

首次会议一般包括以下内容：

• 参会人员相互介绍；
• 说明审核给受审核方工作带来的影响；
• 确认审核计划（包括审核目的、范围、准则，审核组分工、审核内容和时间安排等等）；
• 说明审核的方法、抽样及其风险、审核发现及审核结论的类别和报告方式；
• 审核终止的条件；
• 审核过程所需资源的支持；
• 审核过程中的沟通方法；
• 审核过程中涉及审核员的职业健康安全和应急准备；
• 公正性承诺和保密性声明；
• 受审核方申、投诉和反馈的途径；
• 针对受审核方提出问题进行解释说明。

如果受审核方想在首次会议上介绍公司基本情况，审核组长应当同意，这也是审核组了解受审核方的机会。审核组长应在会前沟通好，限制介绍的时长，避免占用审核时间。

末次会议的内容

末次会议在审核计划安排的审核内容全部完成后召开，也可以称为“总结会”。

审核组通过末次会议向受审核方报告审核发现、宣布审核结论。

在召开末次会议之前，可与受审核方先进行沟通，如有分歧，应在末次会议之前解决。

末次会议一般包括以下内容：

• 感谢受审核方的支持和配合；
• 重申审核的目的、准则、范围；
• 对审核过程的综述；
• 报告审核发现（符合和不符合）；
• 对受审核方的疑问进行解释说明；
• 说明抽样的局限性和其它审核风险；
• 宣布审核结论和审核报告的发放时间；
• 提出不符合项的纠正措施要求；
• 重申公正性承诺和保密性声明；
• 说明证书保持和使用的要求；
• 请受审核方领导讲话；
• 再次感谢受审核方的支持和配合。

末次会议前，审核组长应询问受审核方是否有领导讲话，以便留出时间。

严肃性和灵活性结合

在第三方认证审核时，首次会议和末次会议应是正式的，需要保留会议记录和签到记录。按认证规则，还需要拍照上传到认监委系统。

在ISO19011:2018 《管理体系审核指南》标准中，对首次会议和末次会议的内容要求都是“适当时”，并未要求包括以上列举的所有内容。

ISO19011:2018标准中，对首次会议和末次会议的要求都有这样一条相似说明：会议详细程度应与受审核方对审核过程的熟悉程度相一致，或考虑受审核方对审核过程的熟悉程度。

初次认证的组织和已经进入第二个认证周期的组织、认证审核和监督审核、大型企业和小型企业，会议的内容和详细程度应该有明显的差异。

初次认证时，会议内容应该最完整，每项内容都应该清晰准确地交代清楚。对于已经接受过多次审核的组织，首次会议的侧重点应该在确认审核计划上，末次会议的侧重点在报告审核发现上。

会议的过程也不必过于死板。会议是一种沟通形式，首次会议让受审核方感受到审核组亲切、平易近人，参会人员轻松愉快，可为后续的审核铺垫；末次会议让受审核方感受到审核组认真、专业，审核有深度、对组织有帮助，会更加信赖认证机构。

我的两个PPT

如果认证审核时受审核方是大型企业，甚至是央企、国内外知名企业，审核组长就需要在首次会议和末次会议上花更多的精力。

我的做法是，制作并播放两个PPT：

一个是认证机构介绍PPT，在首次会议上双方介绍之后播放。

首次会议是宣传认证机构的好机会。受审核方初次接触认证机构的审核组，之前对认证机构不是很了解，甚至对管理体系认证也不了解，可以通过这个PPT让受审核方对此有个清晰准确的认识。

这样，受审核方与认证机构初步建立信任，为下一步的审核和进一步的合作打下基础。

另一个是审核总结PPT，在末次会议上播放。

末次会议时，如果仅仅是口头说明审核发现、宣布审核结论，或者仅仅展示一下不符合项报告，会让人感觉到并不规范，也没有什么冲击力，留下的印象不深刻。

一般我在末次会议前一天晚上做个PPT，基本包含末次会议时组长要讲的内容。重要的是，我会对审核发现进行分析，提炼出受审核方的工作亮点、不足之处，指出管理体系后续的改进方向。

PPT播放后，往往都能收到非常好的效果！甚至有受审核方人员在会后用“震撼”来形容！

首次会议和末次会议的效果如何与审核组长本身的能力紧密相关。

组长的知识储备和沟通表达能力是开好两个会议的重要保障，再加上长期的审核实践，逐渐会形成有鲜明个人特色的会议风格，甚至能让客户感觉“耳目一新”，收获满满。

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本文基于作者几十年的学习积累和经验总结。

不能保证完全正确，仅供参考。